Nos últimos meses, algumas empresas têm sido notícia por terem adotado uma nova política de reuniões: evitá-las. A Shopify, por exemplo, deixou de ter reuniões recorrentes com mais de dois funcionários, proibiu qualquer reunião às quartas-feiras e reuniões com mais de 50 pessoas poderão apenas ser marcadas na quinta-feira, com o limite de uma por semana. Outras empresas como Dropbox, Zapier e Asana também têm cancelado reuniões frequentes e liberado o calendário dos funcionários em certos dias.

O objetivo dessa nova política é avaliar as reuniões e manter somente as que são realmente necessárias, priorizando a produtividade. A lógica por trás da abordagem é que é fácil agendar uma reunião sem pensar, enquanto selecioná-las requer um esforço consciente. Nessa avaliação, as empresas também têm incentivado os funcionários a recusar convites para reuniões e sair de chats internos com grupos muito grandes.

Para prosseguir com as reuniões essenciais e evitar que elas afetem a produtividade da equipe, separamos aqui algumas dicas:

• Agende uma reunião somente se ela tiver um objetivo claro 
• Inclua apenas as pessoas necessárias para a discussão
• Seja breve, evite reuniões com duração de mais de uma hora 
• Use os recursos da ferramenta de comunicação e colaboração para transmitir mais clareza, como compartilhamento de tela, chamada de vídeo e gravações da reunião
• Avalie se alguns tópicos podem ser compartilhados de outra forma, como enviando uma apresentação e outros detalhes por e-mail
• Ao fim da reunião, defina os próximos passos e certifique-se de que todos os envolvidos estejam cientes deles

Com essas dicas, a colaboração pode ser mais eficaz e o tempo das pessoas, otimizado e valorizado.

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