Os eventos virtuais, mesmo restritos ao mundo online, oferecem uma flexibilidade de formatos comparável com os eventos presenciais. Eles podem ter uma sessão única, várias sessões, ser organizados em vários dias com conteúdos diferentes e podem ser altamente interativos, permitindo também a participação do público de qualquer lugar.

O segredo para um evento online de sucesso está em usar uma plataforma dedicada a isso ao invés de soluções básicas de videoconferência. Isso porque uma solução de webinar oferece uma experiência organizada e coesa, com capacidades como gravação do evento, recursos interativos e dados para analytics.

Ao usar uma plataforma de eventos virtuais, é importante:

1. Gerenciar o licenciamento – se diversos eventos ocorrerem simultaneamente, será preciso ter uma licença separada para cada sessão. Vale checar o calendário de eventos da empresa e as licenças disponíveis para que tudo ocorra tranquilamente.

2. Usar sessões gravadas – além de webinars ao vivo, é possível pré-gravar uma sessão e fazer o upload da gravação para reproduzi-la automaticamente em um horário e data programados. A ideia é garantir que o evento virtual não tenha problemas e eliminar o estresse de estar ao vivo.

3. Programar pausas – para evitar que os participantes e apresentadores se apressem de uma sessão para outra, agende um intervalo de 10 a 15 minutos entre cada uma delas. Por mais que o conteúdo e os palestrantes sejam envolventes, as pausas tornam o evento menos cansativo para todos. 

4. Ter um organizador de backup – escolha alguém da sua empresa ou um produtor de eventos como um segundo organizador para dar assistência em caso de qualquer imprevisto. Ele pode, por exemplo, ajudar a responder perguntas técnicas dos participantes ou dos palestrantes.

5. Atualizar a landing page – após criar o evento virtual, adicione a biografia dos palestrantes, suas fotos ou qualquer outra informação relevante para o evento. Essa etapa é muito importante para atrair a audiência, especialmente em eventos com diversas sessões.

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