Pense na última vez em que viu um encanador, carpinteiro ou técnico de TV a cabo em ação. Todos eles usam cintos de ferramentas com fácil acesso a chaves, martelos, entre outros. Agora, imagine se seus chefes os mandassem para o campo não com um cinto de ferramentas, mas com dois ou três. A produtividade cairia, porque os cintos não seriam mais úteis. Eles seriam um obstáculo.

Hoje em dia, muitas empresas sofrem com o peso de muitos cintos de ferramentas – conjuntos complicados de tecnologias que adquiriram por razões perfeitamente sensatas, mas que não se integram. Cada aplicativo tem funções ligeiramente diferentes, causando pequenas lacunas na forma como as pessoas fazem as coisas. Todas essas pequenas lacunas prejudicam a produtividade, e a solução está na integração das tecnologias em um único cinto de ferramentas para toda a empresa.

Por que a integração das tecnologias importa 

As empresas costumavam comprar software no local, que eram grandes fisicamente e poderosos o suficiente, mas também eram caros de implementar e difíceis de personalizar para as necessidades exclusivas das empresas.

As tecnologias de Software como Serviço (SaaS) baseadas em nuvem explodiram esse modelo. Os trabalhadores de hoje podem instalar facilmente aplicativos em seus computadores e smartphones. Essas ferramentas permitem que eles troquem mensagens de texto, participem de videoconferências, agendem reuniões, colaborem em projetos e executem dezenas de outras tarefas relacionadas ao trabalho.

Isso pode significar que várias pessoas ou mesmo departamentos diversos usam ferramentas diferentes para realizar a mesma tarefa. Essa liberdade tem um custo: ecossistemas tecnológicos fragmentados que prejudicam a produtividade. Se todos tiverem um cinto de ferramentas com as mesmas aplicações, eles não perderão tempo aprendendo a usar diferentes softwares.

Como é a fragmentação tecnológica e quanto ela custa

As tecnologias de comunicação empresarial ajudam a ilustrar como chegamos aqui. Dezenas de empresas vendem software para chamadas de voz, e-mail, mensagens de texto, videoconferência e muito mais sob o guarda-chuva de Comunicações Unificadas como Serviço (UCaaS).

Essas ferramentas foram salva-vidas na pandemia da COVID-19, porque simplificaram a mudança para o trabalho remoto. Mas hoje, uma empresa média usa 2,6 ferramentas de comunicações unificadas – e 46% têm três ou mais aplicações.

Ironicamente, todas essas ferramentas instaladas para estimular a eficiência estão tendo o efeito oposto, diminuindo os ganhos de produtividade em mais de 25%. As equipes de TI perdem tempo implementando, gerenciando e configurando essas ferramentas. Elas também se atrapalham ao atribuir licenças e permissões, proteger contra ataques cibernéticos, treinar e integrar seus colegas, adicionar integrações e portar dados de vários fornecedores.

A unificação das soluções de UCaaS em um único conjunto de ferramentas pode ajudar a aliviar a pressão sobre as equipes de TI. Se você está procurando uma solução para manter seu cinto de ferramentas simples e eficiente, concentre-se em fornecedores de SaaS que priorizem:

Unificação: todas as funções que você precisa devem estar centralizadas em uma interface fácil de usar, simples de implementar e gerenciar com uma pequena equipe de TI. Também deve ser intuitivo e fácil de aprender sem treinamento extensivo.

Integração: a solução deve se encaixar perfeitamente com outras plataformas de tecnologia, como CRM e analytics.

Mobilidade: o aplicativo deve funcionar em smartphones e tablets. Ele também deve liberar a equipe para usar a tecnologia a fim de construir sua marca e fortalecer os relacionamentos de negócios.

Preço competitivo: as taxas devem ter um preço competitivo com custos previsíveis que ajudem as empresas a ficar dentro do orçamento.

Suporte aos usuários: os fornecedores devem fornecer um suporte ágil para que os usuários possam tirar suas dúvidas rapidamente.

Proteção: as práticas de segurança da solução devem limitar o risco de ataques cibernéticos.

Analytics: uma análise robusta ajuda a sinalizar ineficiências e simplificar os fluxos de trabalho.

Uptime: o tempo máximo de atividade mantém todos produtivos e evita prejuízos relacionados ao downtime.