Reuniões em videoconferência viraram um hábito em nossas vidas profissionais. Mas muitas vezes, podem se tornar inúteis e serem vistas somente como perda de tempo para as equipes. Para isso não acontecer, separamos aqui as oito melhores práticas para manter as reuniões produtivas e eficazes.

ANTES

1. Estabeleça um objetivo e uma agenda

Não tente navegar sua videoconferência sem um roteiro. Escreva o que precisa acontecer até o final da reunião. Sua equipe precisa de instruções claras para a próxima fase do projeto? Você precisa de fatos relevantes para um relatório aos seus superiores? Certifique-se de que seu objetivo seja claro, específico e possível. 

O próximo passo é criar uma agenda. A estratégia clássica para traçar objetivos é visualizar o resultado desejado e trabalhar no sentido contrário: quais passos precisam acontecer para chegar ao destino? Esses passos são os itens da sua agenda.

2. Atribua funções e compartilhe expectativas

Não há nada pior do que ficar preso em uma videoconferência onde você sente que nem deveria estar lá e que tudo poderia ser resolvido por e-mail. Isso não acontecerá se todos tiverem uma função a cumprir. Ao marcar a reunião, dê a todos uma expectativa clara de seus objetivos, sua agenda e os papéis que eles devem desempenhar. 

3. Estabeleça protocolos para a reunião

Uma videoconferência precisa de uma estrutura bem definida. Por exemplo, você precisa de uma introdução para dizer seus objetivos, funções e expectativas, seguida de um tempo para a discussão, perguntas e finalização. Estabeleça também quem deve fazer anotações ou gravar a reunião, se necessário.

4. Teste sua ferramenta de videoconferência

Se você não está acostumado com seu software de videoconferência ou se precisa usar algum recurso que não conhece para uma apresentação importante, separe um tempo para testar a ferramenta. Conheça todos os recursos que ela oferece, como compartilhamento de tela, recursos ao vivo de desenho, chat etc. Se você deve usar dispositivos móveis, certifique-se de que eles tenham bateria suficiente para a reunião.

DURANTE

5. Esteja apresentável como líder

O vídeo ao vivo é o centro da videoconferência, então você precisa ter uma aparência polida e profissional para a reunião. Cheque o que as pessoas veem atrás de você quando sua webcam está ligada. Sempre pense em passar uma boa impressão. Você também pode escolher um fundo digital, só certifique-se de que seja algo neutro que não distraia as pessoas. Algumas pessoas preferem participar com a câmera desligada por privacidade ou para reduzir a carga da largura de banda – respeite essa escolha.

6. Assuma o comando da reunião

Mantenha-se calmo e projete confiança. Fale com cuidado e tente não apressar seus itens da agenda. Garanta que todos cumpram suas funções atribuídas e se houver perguntas, certifique-se de que ninguém seja deixado de fora. Talvez a parte mais difícil da reunião seja evitar que ela seja prejudicada por distrações. Tente sempre direcionar a conversa de volta para os objetivos e a agenda.

7. Grave a reunião e fique de olho no relógio

As anotações da reunião são importantes, mas talvez seja mais fácil gravar o encontro e criar uma transcrição automática, gerada por Inteligência Artificial. A transcrição pode não ser 100% precisa em todos os pontos, mas o recurso de IA deve ser inteligente o suficiente para capturar os detalhes mais importantes. E, finalmente, fique de olho no relógio para respeitar o tempo reservado para a reunião.

DEPOIS

8. Acompanhe o progresso do projeto

Contate os participantes da reunião alguns dias depois para confirmar que eles estejam progredindo em direção aos objetivos estabelecidos. Não se esqueça também de manter informados aqueles que não puderam participar da videoconferência. Esse acompanhamento vai manter todos alinhados e ajudar o projeto a ser realizado de forma eficaz.