Reuniões virtuais, webinars e apresentações podem parecer uma benção ou uma maldição. Enquanto eles podem ajudar a nos sentir mais próximos dos colegas, melhorar nossa produtividade, oferecer oportunidades de treinamento e levar a uma maior colaboração, muitos de nós olhamos o calendário pela manhã com uma certa relutância em relação às dezenas de reuniões e eventos que vêm pela frente.

O cansaço online é um desafio real para trabalhadores do mundo todo atualmente. Precisamos olhar com atenção para a comunicação e colaboração para manter a equipe não somente acordada, mas engajada, empoderada e produtiva. Antes de planejar seu próximo webinar, reunião ou treinamento, considere os seguintes pontos:

Seja breve

Na maioria dos casos, qualquer coisa acima de uma hora é muito longo. Nesse ponto, os temas começam a se tornar irrelevantes ou muito debatidos, e muitos começam a pensar em outras tarefas que precisam fazer. Determine uma agenda detalhada e crie um final estruturado. Ao planejar o fim do seu evento, você ajuda seu time quando:

• compartilha ou pergunta sobre as principais conclusões;
• discute próximos passos e prazos;
• pergunta sobre temas que devem ser abordados na próxima reunião, treinamento ou webinar.

Aborde apenas alguns tópicos

Você provavelmente já esteve em uma apresentação onde se sentiu sobrecarregado de informações, ou em uma reunião dedicada a um tema geral, onde a discussão se arrastou e não foi benéfica para os participantes. Limite-se a no máximo cinco tópicos e certifique-se de que haja uma pessoa responsável pelas tarefas de cada um deles.

Inclua somente as pessoas necessárias 

Tenha em mente que o cansaço online é parte da realidade atual e ao invés de convidar cada membro de uma equipe responsável por um projeto, convide somente aqueles que são absolutamente necessários e que considerariam relevantes a maioria ou todos os tópicos discutidos. Quando o evento terminar, as pessoas presentes podem documentar compromissos, contatar outros membros da equipe e gerenciar o progresso das tarefas. 

Outra solução é planejar as discussões para que comecem com tópicos relevantes a todos e, em seguida, comunicar que as pessoas podem se desconectar à medida que seus nomes saem da agenda. Isso vai manter as conversas curtas e economizar tempo.

Reconheça as pessoas presentes

Dar um tempo claro na agenda às pessoas presentes ajuda as reuniões e outros eventos a serem mais eficientes e gera mais atenção e engajamento. Portanto, conceda a todos seu momento e destaque grandes vitórias.

Inclua um elemento de diversão

Mesmo que seja só por alguns minutos no início, “quebrar o gelo” pode fazer com que todos conversem e fiquem à vontade. Algumas ideias para considerar na sua próxima reunião, webinar ou apresentação:

• Uma pergunta: você pode perguntar sobre o tempo onde as pessoas estão trabalhando, sobre músicas ou podcasts que estão ouvindo, ou o que fizeram no fim de semana.
• Compartilhe uma foto: como apresentador, você pode escolher um meme ou GIF engraçado que te fez rir na semana, uma foto da sua família, ou uma imagem de um hobby ou paixão que você tenha e que pode não ser conhecido.
• Faça uma votação: usando a função de levantar as mãos ou de enquete em um webinar, considere fazer algumas perguntas simples de sim e não.

Forneça recursos visuais

Quantas vezes você estava acompanhando uma reunião e recebeu uma mensagem ou e-mail urgente? Você responde rápido, mas percebe que ficou um pouco perdido na conversa. Para evitar isso, compartilhe a tela e documentos de trabalho, agenda ou apresentações PowerPoint. Isso ajuda as pessoas a seguirem o encontro e a manterem-se um pouco mais engajadas na discussão.

 

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