Embora a maioria das empresas reconheça a importância de equipes de TI fortes e de políticas e processos de cibersegurança adequados, muitas vezes há riscos ocultos a serem observados. A shadow IT existe desde o surgimento dos dispositivos pessoais inteligentes e da internet, mas evoluiu para se tornar uma ameaça ainda maior que se esconde em cantos que você talvez nunca tenha imaginado.

O que é shadow IT?

A shadow IT, ou TI invisível, refere-se ao uso de tecnologia não autorizada em uma empresa, geralmente sem o conhecimento do departamento de TI. Na prática, isso pode significar baixar um aplicativo de mensagens ou editor de texto que não faz parte do software gerenciado pela TI, experimentar a mais nova ferramenta de IA sem que a TI a teste primeiro ou usar um telefone pessoal em vez de um telefone da empresa. 

Mas hoje, especialmente com o trabalho remoto e híbrido, o problema é mais urgente e complicado do que nunca. De acordo com um relatório de 2023, 59% dos profissionais de TI disseram ter dificuldade para gerenciar aplicativos de Software como um Serviço (SaaS). Os entrevistados também afirmaram que 65% de todos os aplicativos SaaS não são aprovados pela TI. A pesquisa também mostra que 79% dos profissionais de TI acreditam que a shadow IT coloca os dados da empresa em risco. 

Principais riscos

Os funcionários que se envolvem na TI invisível quase nunca o fazem com más intenções. Muitos implementam essas ferramentas não autorizadas para ajudar a realizar o seu trabalho de forma mais eficaz. No entanto, esse tipo de uso não aprovado de software e hardware pode trazer uma série de riscos, importantes de entender:

Dados e segurança

• Falta de proteção e acesso inseguro a dados confidenciais da empresa ou do cliente
• Violação das políticas de proteção de dados de TI
• Aumento dos riscos de cibersegurança relacionados com mais ambientes de trabalho remotos com falta de suporte de TI presencial ou complicações de VPN
• Possíveis questões legais ou regulatórias devido à falta de conformidade com os sistemas e políticas da empresa

Recursos de TI

• Aumento da complexidade do gerenciamento de TI, exigindo que as equipes de TI expandam seu conhecimento e resolvam problemas adicionais 
• Maior probabilidade de complicações entre hardware ou software não compatível
• Gastos e recursos adicionais de TI necessários para gerenciar os problemas que surgem 
• Diminuição da capacidade de recuperar dados de backup ou outras informações comerciais importantes, ou de transmitir conhecimento institucional a novos contratados

Pontos problemáticos de tempo e produtividade

• Complicações com o aumento de equipes ou divisões usando sistemas tecnológicos não aprovados
• Diminuição da produtividade devido à falta de integração com sistemas e software designados
• Problemas de gerenciamento e arquivamento de arquivos
• Silos de dados e informações criados em toda a empresa, contribuindo para a perda de insights sobre as operações e a eficácia dos negócios
• Tempo e recursos desperdiçados na tentativa de reintegrar sistemas, monitorar o uso ou consertar sistemas e relacionamentos com clientes que foram comprometidos

Melhores maneiras de prevenir a TI invisível

É muito fácil entrar na onda da shadow IT, mas a melhor maneira de evitar problemas maiores no futuro é aumentar a conscientização e promover uma cultura que desencoraje essa prática. Isso pode vir das seguintes maneiras:

• Implementar conhecimento de shadow IT em treinamentos de TI existentes para que todos os funcionários entendam suas implicações. 
• Criar um ambiente aberto e colaborativo com os funcionários para entender onde estão os pontos problemáticos e encontrar situações em que eles possam se sentir tentados a usar a TI invisível.
• Permitir feedback contínuo sobre soluções de software e hardware existentes para que os funcionários usem as soluções implementadas pela TI e a TI esteja ciente das soluções que não estão sendo usadas ou que são desperdício de custos e energia.
• Pesquisa minuciosa e plano de implementação de um conjunto de tecnologias fácil de usar para criar uma experiência de TI simplificada e segura.
• Reavaliação constante, investimento periódico e expansão de soluções tecnológicas na empresa para garantir que as equipes tenham o que precisam para realizar seu trabalho com eficácia.
• Gerenciamento contínuo de mudanças digitais para garantir que a nova TI seja implementada de maneira criteriosa, evitando decisões precipitadas ou reativas em torno de novas tecnologias.