Iniciar um novo emprego pode parecer como o primeiro dia de aula. A pessoa recém-contratada quer começar com o pé direito e mostrar por que foi escolhida. Do outro lado, a empresa também tem a oportunidade de causar uma boa primeira impressão para engajar o novo talento e fazer com que ele sinta que pertence à equipe. 

O que significa onboarding?

O onboarding nada mais é do que o período em que a nova contratação é introduzida e integrada à organização. Ele começa no momento em que a pessoa aceita a carta de oferta e pode durar até seus primeiros meses ou primeiro ano na empresa. Também pode continuar além disso, por exemplo, quando um funcionário é promovido ou quando aceita uma nova função internamente. Para reter talentos e se diferenciar do mercado, as empresas devem ver o onboarding como um momento importante que impacta na satisfação no trabalho, retenção, produtividade, desempenho e cultura.

Na fase de integração, o colaborador precisa saber:

• Quem a empresa é: história, pessoas, liderança e cultura
• O que a empresa faz: detalhes sobre o produto ou serviço
• Como se adaptar à função e às responsabilidades
• Como se logar nos equipamentos e acessar todos os sistemas

Os desafios do onboarding no trabalho flexível

Realizar a integração de funcionários na realidade do trabalho remoto e híbrido traz alguns desafios. Veja abaixo como alguns deles podem ser solucionados.

1. Confusão dos novos funcionários ao tentar acessar novas informações, recursos ou ferramentas

Solução: criar um repositório central de materiais para todas as partes interessadas – novas contratações, gerentes e equipes internas de onboarding – criando um ponto único para FAQs, ferramentas, atualizações etc.

2. Falta de informações sobre como será o primeiro dia de trabalho e o que é esperado da nova contratação

Solução: simplificar a comunicação, usar sistemas de RH para automatizar tarefas manuais, criar materiais para animar e acolher a nova contratação antes do seu primeiro dia. Em empresas multinacionais, customizar esses materiais nos idiomas locais e considerar a cultura local é fundamental. 

3. Dificuldade da gestão de RH em priorizar ideias

Solução: reunir feedback e tomar decisões baseadas em dados. Realizar pesquisas com novos funcionários e organizar grupos de foco são ações que podem ajudar a mapear as prioridades a partir da análise das informações coletadas e alinhamento com os objetivos de negócio.

4. Falta de conexão humana e engajamento para os novos contratados, além de dúvidas sobre como configurar equipamentos ou o que fazer em um novo cargo

Solução: eventos frequentes podem ser uma boa para enfrentar todos esses desafios. Eventos digitais para novos funcionários conhecerem executivos líderes, para tirar dúvidas com a equipe de TI, ou para se envolverem em grupos e iniciativas de diversidade são algumas das possíveis ideias.

5. Dificuldade de não ter uma jornada de onboarding mapeada

Solução: desenhar uma experiência completa para a fase de integração, com materiais, vídeos e workshops que sejam distribuídos em marcos específicos como antes de iniciar, primeiro dia de trabalho, primeiras semanas etc. A ideia é tanto acolher, deixando o novo funcionário animado para começar, assim como organizar tudo o que ele possa precisar, como documentos legais, informações sobre os benefícios e tarefas iniciais.

Independentemente se a empresa precisa criar um programa de integração pela primeira vez ou melhorar o processo existente, é crucial reconhecer que esse trabalho é um investimento tanto para os funcionários quanto para a empresa, e que irá impactar positivamente na retenção e recrutamento de talentos.